Prywatność i RODO

Krótko: dane dziecka i rodzica należą do klubu, nie do nas. My je tylko przechowujemy i pokazujemy klubowi. Nie sprzedajemy ich, nie budujemy z nich katalogu, nie wysyłamy z nich własnego marketingu. Poniżej to samo, dokładnie.

1. Kto jest kim

W serwisie występują dwie różne role i to rozróżnienie decyduje o wszystkim innym w tym dokumencie.

• Zgłoszenia na zajęcia. Administratorem danych rodzica i dziecka jest klub, który prowadzi zapisy. My jesteśmy podmiotem przetwarzającym i działamy wyłącznie na polecenie klubu, na podstawie umowy powierzenia, którą każdy klub akceptuje przed publikacją swojej strony.
• Konto klubu. Tu administratorem jesteśmy my — chodzi o dane osoby, która zakłada konto: imię, nazwisko, adres e-mail, telefon i nazwę klubu.

Operator serwisu: [NAZWA PODMIOTU, ADRES, NIP — do uzupełnienia przed publikacją], kontakt: kontakt@znajdzklub.pl.

2. Co zbieramy od rodzica

Formularz zapisu pyta o:

• imię dziecka, opcjonalnie nazwisko — jeśli klub tego wymaga,
• grupę, do której dziecko jest zapisywane, i wybrane terminy zajęć,
• imię i nazwisko rodzica lub opiekuna, adres e-mail i numer telefonu,
• krótką wiadomość do klubu, jeśli rodzic chce ją zostawić.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy z klubem. Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich klub nie ma jak odpowiedzieć.

3. Czego nie zbieramy nigdy

• Danych o zdrowiu. Żadnych alergii, urazów, chorób ani innych danych z art. 9 RODO. W serwisie nie ma pola, w które dałoby się je wpisać, a pole na wiadomość jest ograniczone do 300 znaków i wprost prosi, żeby nie umieszczać tam informacji o zdrowiu. Jeśli klub potrzebuje takich informacji, zbiera je poza serwisem.
• Pełnej daty urodzenia dziecka. Grupa jest opisana rocznikiem i to wystarczy.
• Numeru PESEL, adresu zamieszkania ani danych płatniczych. W serwisie nie ma płatności.

4. Jak długo to trzymamy

• Zgłoszenie nieobsłużone przez klub — 30 dni. Po tym czasie jest automatycznie usuwane. Nie jest archiwizowane ani anonimizowane; jest usuwane.
  Wyjątek techniczny: kopie zapasowe serwera przechowujemy przez 14 dni, więc usunięte zgłoszenie może przez ten czas istnieć jeszcze w kopii. Kopie służą wyłącznie odtworzeniu serwisu po awarii i nie są przeszukiwane ani wykorzystywane do żadnego innego celu.
• Zgłoszenie odznaczone przez klub jako obsłużone przestaje być zapytaniem, a staje się dokumentacją klubu. Wtedy o czasie przechowywania decyduje klub jako administrator.
• Konto klubu — do czasu jego usunięcia na żądanie klubu.
• Rejestr zgód (akceptacja umowy powierzenia, zgoda marketingowa i jej wycofanie) jest dopisywany, nigdy nadpisywany, i przechowywany przez okres przedawnienia roszczeń. To dowód na to, kto i na co się zgodził — bez niego nie da się wykazać zgodności.

5. Komu powierzamy dane

Korzystamy z trzech rodzajów dostawców i z niczego więcej:

• Infrastruktura serwerowa — serwer w Unii Europejskiej. Dane zgłoszeń nie opuszczają EOG.
• Poczta transakcyjna — Brevo (Sendinblue SAS, Francja): potwierdzenia zapisu dla rodzica, powiadomienia dla klubu i linki logowania. Serwery w Unii Europejskiej, więc dane zgłoszeń nie opuszczają EOG. Do dostawcy trafia treść wiadomości: imię dziecka, adres e-mail odbiorcy i nazwa klubu.
• Anthropic PBC (USA) — wyłącznie wtedy, gdy klub sam naciśnie w panelu przycisk proponujący opis klubu. Wysyłamy wówczas publiczne dane klubu: nazwę, miejscowość, dyscyplinę i podane przez klub adresy stron. Nie wysyłamy tam żadnych danych zgłoszeń — ani danych dziecka, ani danych rodzica. Przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych. Funkcja jest opcjonalna: klub, który nie naciśnie przycisku, nie przekazuje niczego.

6. Pliki cookie i narzędzia zewnętrzne

Niezbędne. Identyfikator sesji, token zabezpieczający formularze (CSRF), zapamiętany język i zapis Twojej decyzji z tego akapitu. Bez nich serwis nie działa, więc nie pytamy o nie o zgodę.

Statystyka i marketing — tylko za Twoją zgodą. Jeśli ją wyrazisz, na wybranych stronach ładujemy Google Analytics 4 (Google Ireland Limited) oraz Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Limited). Obaj dostawcy mogą przekazywać dane do USA na podstawie standardowych klauzul umownych i decyzji o adekwatności (Data Privacy Framework). Nie przekazujemy im Twojego adresu e-mail ani żadnego identyfikatora osobowego — nie używamy „advanced matching" ani sygnałów Google do personalizacji reklam.

Gdzie te narzędzia się nie ładują — nigdy, niezależnie od zgody:

• na stronie klubu (/nazwa-klubu/),
• w formularzu zapisu dziecka,
• w widgecie zapisów osadzonym na stronie klubu,
• w panelu klubu.

Powód jest umowny, nie kosmetyczny: tam nie jesteśmy administratorem, tylko podmiotem przetwarzającym dane klubu, a umowa powierzenia zabrania nam wykorzystywania tych danych do własnych celów marketingowych. Widget osadzony na stronie klubu nie ustawia żadnego pliku cookie i nie ładuje żadnego skryptu zewnętrznego — także dlatego, że to strona klubu, a nie nasza.

Czcionki i style serwujemy z własnego serwera. Nie ma tu Google Fonts ani żadnego CDN.

Nie podjąłeś jeszcze decyzji — baner na dole strony czeka.

7. Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje Ci prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania.

W sprawie danych dziecka i rodzica zgłoś się do klubu — to klub jest administratorem tych danych i to on decyduje. Jeśli napiszesz do nas, przekażemy sprawę klubowi i pomożemy ją zrealizować technicznie. W sprawie konta klubu pisz bezpośrednio do nas.

Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

8. Bezpieczeństwo

Transmisja jest szyfrowana (HTTPS). Dostęp do panelu klubu odbywa się przez jednorazowy link wysyłany na adres e-mail — w serwisie nie ma haseł, więc nie ma czego wykraść. Wykonujemy kopie zapasowe i prowadzimy rejestr zdarzeń zgód.

9. Zmiany

O istotnych zmianach tej polityki informujemy kluby e-mailem. Wersja i data obowiązywania są podane na górze strony.