Prywatność i RODO

Krótko: dane dziecka i rodzica należą do klubu, nie do nas. My je tylko przechowujemy i pokazujemy klubowi. Nie sprzedajemy ich, nie budujemy z nich katalogu, nie wysyłamy z nich własnego marketingu. Poniżej to samo, dokładnie.

1. Kto jest kim

W serwisie występują dwie różne role i to rozróżnienie decyduje o wszystkim innym w tym dokumencie.

• Zgłoszenia na zajęcia. Administratorem danych rodzica i dziecka jest klub, który prowadzi zapisy. My jesteśmy podmiotem przetwarzającym i działamy wyłącznie na polecenie klubu, na podstawie umowy powierzenia, którą każdy klub akceptuje przed publikacją swojej strony.
• Konto klubu. Tu administratorem jesteśmy my — chodzi o dane osoby, która zakłada konto: imię, nazwisko, adres e-mail, telefon i nazwę klubu.

Operator serwisu: Emmano sp. z o.o. z siedzibą w Głuchołazach, ul. Poprzeczna 7, 48-340 Głuchołazy. Kontakt: kontakt@znajdzklub.pl.

Marka TeamPrinted, która finansuje serwis i przygotowuje wyceny strojów, należy do tej samej spółki. Zgoda marketingowa nie oznacza więc przekazania Twoich danych innej firmie — administratorem pozostaje Emmano sp. z o.o.

[NIP i KRS — do uzupełnienia przed publikacją, tak samo jak w regulaminie.]

2. Co zbieramy od rodzica

Formularz zapisu pyta o:

• imię dziecka, opcjonalnie nazwisko — jeśli klub tego wymaga,
• grupę, do której dziecko jest zapisywane, i wybrane terminy zajęć,
• imię i nazwisko rodzica lub opiekuna, adres e-mail i numer telefonu,
• krótką wiadomość do klubu, jeśli rodzic chce ją zostawić.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy z klubem. Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich klub nie ma jak odpowiedzieć.

3. Czego nie zbieramy nigdy

• Danych o zdrowiu. Żadnych alergii, urazów, chorób ani innych danych z art. 9 RODO. W serwisie nie ma pola, w które dałoby się je wpisać, a pole na wiadomość jest ograniczone do 300 znaków i wprost prosi, żeby nie umieszczać tam informacji o zdrowiu. Jeśli klub potrzebuje takich informacji, zbiera je poza serwisem.
• Pełnej daty urodzenia dziecka. Grupa jest opisana rocznikiem i to wystarczy.
• Numeru PESEL, adresu zamieszkania ani danych płatniczych. W serwisie nie ma płatności.

4. Jak długo to trzymamy

• Zgłoszenie nieobsłużone przez klub — 30 dni. Po tym czasie jest automatycznie usuwane. Nie jest archiwizowane ani anonimizowane; jest usuwane.
  Wyjątek techniczny: kopie zapasowe serwera przechowujemy przez 14 dni, więc usunięte zgłoszenie może przez ten czas istnieć jeszcze w kopii. Kopie służą wyłącznie odtworzeniu serwisu po awarii i nie są przeszukiwane ani wykorzystywane do żadnego innego celu.
• Zgłoszenie odznaczone przez klub jako obsłużone przestaje być zapytaniem, a staje się dokumentacją klubu. Wtedy o czasie przechowywania decyduje klub jako administrator.
• Konto klubu — do czasu jego usunięcia na żądanie klubu.
• Rejestr zgód (akceptacja umowy powierzenia, zgoda marketingowa i jej wycofanie) jest dopisywany, nigdy nadpisywany, i przechowywany przez okres przedawnienia roszczeń. To dowód na to, kto i na co się zgodził — bez niego nie da się wykazać zgodności.

5. Komu powierzamy dane

Korzystamy z trzech dostawców i z żadnego więcej:

• Infrastruktura serwerowa — serwer w Unii Europejskiej. Dane zgłoszeń nie opuszczają EOG.
• Poczta transakcyjna — Brevo (Sendinblue SAS, Francja): potwierdzenia zapisu dla rodzica, powiadomienia dla klubu i linki logowania. Serwery w Unii Europejskiej, więc dane zgłoszeń nie opuszczają EOG. Do dostawcy trafia treść wiadomości: imię dziecka, adres e-mail odbiorcy i nazwa klubu.
• Slack (Slack Technologies Limited, Irlandia; grupa Salesforce, USA) — nasz wewnętrzny komunikator. Gdy klub założy konto, trafia tam powiadomienie zawierające dane kontaktowe klubu: nazwę klubu, miejscowość, dyscyplinę oraz imię, nazwisko, adres e-mail i numer telefonu osoby, która konto zakłada. Robimy to, żeby odezwać się do nowego klubu bez zwłoki. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a przekazanie do USA odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych i decyzji o adekwatności (Data Privacy Framework).
  Do Slacka nie trafiają żadne dane zgłoszeń — ani imię dziecka, ani dane rodzica, nigdy. Te należą do klubu, nie do nas, a umowa powierzenia zabrania nam wykorzystywania ich do własnych celów. Powiadomienie dotyczy wyłącznie konta klubu, którego administratorem jesteśmy my (§ 1).

6. Pliki cookie i narzędzia zewnętrzne

Niezbędne. Identyfikator sesji, token zabezpieczający formularze (CSRF), zapamiętany język, zapis Twojej decyzji z tego akapitu oraz — po wysłaniu zgłoszenia — informacja o tym, do której grupy dziecko zostało już zapisane, żeby formularz nie proponował tego drugi raz (60 dni). Wszystkie są naszymi własnymi plikami, nie trafiają nigdzie na zewnątrz i nie służą do śledzenia. Bez nich serwis nie działa, więc nie pytamy o nie o zgodę.

Statystyka i marketing — tylko za Twoją zgodą. Jeśli ją wyrazisz, ładujemy Google Analytics 4 (Google Ireland Limited) oraz Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Limited) — wyłącznie na stronie głównej, w katalogu klubów, na stronach „Dla klubów" i „Pytania" oraz w formularzu zakładania konta klubu. Obaj dostawcy mogą przekazywać dane do USA na podstawie standardowych klauzul umownych i decyzji o adekwatności (Data Privacy Framework). Nie przekazujemy im Twojego adresu e-mail ani żadnego identyfikatora osobowego — nie używamy „advanced matching" ani sygnałów Google do personalizacji reklam.

Poza odsłoną strony wysyłamy tym narzędziom kilka zdarzeń: wyszukiwanie w katalogu, wejście na stronę „Dla klubów", założenie strony klubu i prośbę o darmową wycenę strojów. Zdarzenie zawiera wyłącznie informację o tym, co się stało — na przykład wybraną dyscyplinę albo miejscowość — nigdy Twojego imienia, adresu e-mail, numeru telefonu ani wpisanej przez Ciebie treści wyszukiwania.

Gdzie te narzędzia się nie ładują — nigdy, niezależnie od zgody:

• na stronie klubu (/nazwa-klubu/),
• w formularzu zapisu dziecka,
• w widgecie zapisów osadzonym na stronie klubu,
• w panelu klubu.

Powód jest umowny, nie kosmetyczny: tam nie jesteśmy administratorem, tylko podmiotem przetwarzającym dane klubu, a umowa powierzenia zabrania nam wykorzystywania tych danych do własnych celów marketingowych. Widget osadzony na stronie klubu nie ustawia żadnego pliku cookie i nie ładuje żadnego skryptu zewnętrznego — także dlatego, że to strona klubu, a nie nasza.

Nasze własne liczniki. Niezależnie od powyższego zliczamy po stronie serwera, ile razy wyświetliła się strona klubu i ile osób przeszło przez kolejne kroki formularza. Zapisujemy wyłącznie liczbę, dzień, klub i nazwę kroku — bez adresu IP, bez identyfikatora przeglądarki, bez pliku cookie i bez czegokolwiek, co dałoby się powiązać z konkretną osobą. Zapisujemy też, z jakiego rodzaju serwisu ktoś przyszedł (np. „facebook"), ale nigdy pełnego adresu strony odsyłającej. To nie są dane osobowe i nie trafiają do nikogo poza nami.

Czcionki i style serwujemy z własnego serwera. Nie ma tu Google Fonts ani żadnego CDN.

Nie podjąłeś jeszcze decyzji — baner na dole strony czeka.

7. Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje Ci prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania.

W sprawie danych dziecka i rodzica zgłoś się do klubu — to klub jest administratorem tych danych i to on decyduje. Jeśli napiszesz do nas, przekażemy sprawę klubowi i pomożemy ją zrealizować technicznie. W sprawie konta klubu pisz bezpośrednio do nas.

Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

8. Bezpieczeństwo

Transmisja jest szyfrowana (HTTPS). Dostęp do panelu klubu odbywa się przez jednorazowy link wysyłany na adres e-mail — w serwisie nie ma haseł, więc nie ma czego wykraść. Wykonujemy kopie zapasowe i prowadzimy rejestr zdarzeń zgód.

9. Zmiany

O istotnych zmianach tej polityki informujemy kluby e-mailem. Wersja i data obowiązywania są podane na górze strony.